ماحصل اجراي پروژه‌هاي تحقيقاتي، گهگاه حجم وسيعي از اطلاعات خام در قالب پرسشنامه‌هاي طرح تحقيقاتي است كه استفاده از آنها جهت ارائه نتايج نهايي حاصل از طرح بسيار زمانگير به نظر مي‌رسد. در اين راستا، دسته‌بندي اطلاعات و نظم بخشيدن به آنها قدم اول در استفاده از اطلاعات خام طرح است. از سوي ديگر داده‌هاي خام تحقيق يابد به شكلي قابل تحليل توسط نرم‌افزارهاي آماري تنظيم گردد.

SPSS يكي از متداولترين نرم‌افزارهايي است كه نه تنها دسته‌بندي اطلاعات خام و پوشش دادن پرسشنامه‌هاي طرح تحقيقاتي را امكانپذير مي‌نمايد، بلكه محقق را قادر مي‌سازد تا در اسرع وقت به تحليل آماري نتايج طرح خود بپردازد.

نرم‌افزار SPSS در مجموع از دو بخش عمده تشكيل مي‌گردد كه عبارتند از:
1- بخش تعريف متغيرها (variable view): در اين قسمت متغيرهاي مطالعه و جزئيات مربوط به هر يك تعريف مي‌گردند كه شامل موارد ذيل مي‌باشد:

1-1) نام متغير (Name)
2-1) نوع متغير: در اين بخش، نوع متغير بر مبناي عددي، اسمي يا رشته‌اي بودن آن قابل تعريف مي‌باشد. علاوه بر تعريف نوع متغير، در اين بخش مي‌توان عرض متغير و يا وجود يا فقدان اعشار آن را نيز مشخص نمود.
3-1) پهناي متغير (Width): در اين بخش، تعداد كاراكترهاي نام متغير قابل تعيين است. به عنوان مثال، كلمه Disease داراي هفت كاراكتر مي‌باشد و در صورت تعريف كمتر كاراكترها، كلمه بطور ناقص ثبت مي‌شود.
4-1) تعداد اعشار (Decimal): در صورت عددي بودن متغير، حداكثر تعداد اعشار آن در اين قسمت مشخص مي‌گردد.
5-1) بر چسب (Label): گاهي هر متغير علاوه بر نام، نياز به توضيحي مختصر از آن متغير و يا بيان عبارت يا يا اصطلاحي در مورد آن دارد كه در اين بخش قابل تعريف مي‌باشد.
6-1) ارزش‌گذاري (value): براي تسهيل در تحليل آماري داده‌ها بويژه متغيرهاي كيفي اسمي يا طبقه‌اي، ارزش‌گذاري متغير مورد نظر و درجه‌بندي آن ضرورت مي‌يابد. به عنوان نمونه در تحليل اطلاعات مربوط به جنس بيمار، مي‌توان مرد را عدد يك وزن را عدد دو در نظر گرفت و يا شدت بيماري را به صورت خفيف برابر يك، متوسط برابر دو و شديد برابر سه فرض و تعريف نمود.
7-1) تعيين مقادير گمشده (missing): در زمينه مقادير گمشده و نحوه تعيين آنها به تفصيل در جلسات آينده صحبت خواهد شد.
8-1) تعيين پهناي ستون (column): براي تعيين پهناي ستون‌هاي متغيرها از اين بخش استفاده مي‌نمائيم.
9-1) رديف كردن داده‌ها (Align): به دلخواه محقق، شاخصها را مي‌توان بصورت چپ‌چين، راست‌چين و يا وسط چين رديف نمود.
10-1) مقياس اندازه‌گيري (Measure): در اين ستون، براي متغيرهاي نسبي و فاصله‌اي گزينه Scale، براي متغيرهاي ترتيبي گزينه Ordinal و براي متغيرهاي اسمي گزينه Nominal را انتخاب كنيد.

در مقاله آموزشي آينده علاوه بر بررسي بخش دوم فايل اطلاعات در مورد نحوه تهيه روائي و پايائي يك پرسشنامه طراحي شده  براي تحقيق نيز گفتگو خواهيم نمود.